Comment manager en télétravail ?

Depuis la crise sanitaire et le premier confinement en 2020, la mise en place du télétravail s’est fortement développé dans les entreprises. Cette nouvelle organisation demande aux cadres, managers et dirigeants de faire évoluer leur management et leurs outils.

Depuis le retour à une situation plus conventionnelle, la solution adoptée majoritairement semble être le travail hybride, mêlant le travail à distance et le présentiel dans les locaux.

De bonnes pratiques telles qu’une organisation agile et un nouveau type de management permettent de concilier qualité de vie au travail, cohésion d’équipe, productivité et performance de l’entreprise.

Cependant, la mise en œuvre ne s’improvise pas. Au contraire, si le télétravail est pratiqué dans des conditions optimales, il ouvre aussi bien pour l’entreprise que pour les salariés des perspectives de vie et de performance incroyables.

Le télétravail permet de se réinventer pour manager autrement

Une nouvelle posture de manager coach

La posture du manager évolue pour devenir un leader, un facilitateur et un médiateur. Il développe également une communication authentique pour construire un management participatif, éthique et performant.

Par l’écoute active, l’observation, la prise en compte des besoins et de son environnement, le manager coach choisit le moyen le plus adapté pour accompagner son équipe vers l’atteinte des objectifs.

Parfois sur un projet, il peut partager son expérience via un concept, une méthode ou des conseils. Ou mieux encore, il demande à ses collaborateurs comment ils s’y prendraient pour réaliser cette mission au lieu d’imposer sa propre solution. Une telle communication permet d’avoir un meilleur engagement des télétravailleurs dans les tâches demandées.

Cependant, cet exercice demande une très bonne connaissance de soi. Si ce n’est pas le cas, le manager peut suivre une formation ou un accompagnement individualisé permettant de mieux se connaitre pour mieux interagir avec les autres.

Pour terminer, en adoptant cette posture de manager coach, vous obtiendrez inévitablement un bénéfice personnel. En aidant ainsi vos collaborateurs à grandir, vous allez par la même occasion grandir vous-même.

S’autoriser le droit à l’erreur

Dans le quotidien du manager coach, le droit à l’erreur est affiché comme un postulat de base à l’action et laissé à ses collaborateurs. C’est une preuve de confiance qui va stimuler leur imagination et leur créativité.

Certaines entreprises (anglo-saxonnes notamment) ont mis en place un système de récompense pour motiver leurs collaborateurs à prendre quelques risques sur des projets, à expérimenter de nouvelles pistes, à modifier leurs routines quotidiennes afin de stimuler leur potentiel de changement.

Cela n’empêche pas de fixer les règles du jeu et d’instaurer une culture du feed-back partant du principe qu’il vaut mieux évoquer une erreur le plus tôt possible. Un des conseils pour motiver un salarié, pensez à le remercier (sincèrement et pas dans un style maniéré) autant que possible. Vous en récolterez très vite les bénéfices.

Une performance « écologique »

Le management est alors focalisé sur les objectifs et les résultats attendus pour augmenter la motivation et l’efficacité de ses équipes tout en étant attentif aux risques psychosociaux (RPS).

Avec le travail à distance, l’une des erreurs serait d’effectuer un contrôle trop strict, appelé aussi micro management. Le fait d’être trop présent et de multiplier les réunions va mettre une pression inutile sur l’équipe. Les collaborateurs pourraient ressentir de la frustration et se sentiraient incompétents et peu efficaces face à une telle gestion. Il est donc nécessaire de faire davantage confiance aux collaborateurs.

Cependant, la confiance n’exclut pas le contrôle. Le manager doit trouver le juste équilibre pour évaluer l’efficacité du télétravailleur avec les nombreux outils mis à sa disposition. Par exemple le temps de connexion, le nombre de dossiers traités ou encore le nombre d’e-mails envoyés.

Une autre erreur serait de ne pas prendre en compte l’équilibre entre vie personnelle et professionnelle. Pour éviter cet écueil, le manager invite son équipe à ne pas communiquer en dehors des horaires de bureau en faisant valoir le droit à la déconnexion. Il favorise aussi l’accès aux tiers lieu (bureau ou espace de coworking) pour les télétravailleurs plutôt qu’au domicile, pas toujours adapté pour une activité professionnelle.

Enfin, le manager est attentif aux signaux de détresse de chaque salarié qui ne sont parfois pas explicitement partagés. S’ils ne sont pas pris en charge à temps, ils peuvent se traduire par un syndrome d’épuisement professionnel, soit lié à une suractivité (le burn-out), soit à un ennui profond (le bore-out). Ces symptômes apparaissent lorsque la situation perdure dans le temps.

L’intelligence collective pour favoriser la création et l’innovation

Avec le travail à distance, il est d’autant plus important d’inspirer et de mobiliser les membres de vos équipes. A cet effet, il est nécessaire de communiquer une vision du futur, de recueillir du feedback et de mobiliser l’intelligence collective. Le manager montre également l’exemple en continu et incarne les valeurs de l’entreprise dans son management, ses relations et ses actions.

L’une des clés avec le télétravail est de créer, autant que possible, une relation de confiance avec chaque collaborateur. Cela commence par respecter ses salariés, apprendre à les connaitre mais aussi à respecter et à comprendre leur travail.

La confiance est le carburant de notre relation à autrui, une source de motivation et d’engagement, de bien-être et de plaisir.

Au sein de l’entreprise, des réunion avec l’intelligence collective permet de responsabiliser toutes les parties prenantes autour d’un projet commun qui fait sens. C’est aussi mettre en synergie les compétences de chacun pour constituer une équipe performante et efficace.

Créateur de dynamiques vertueuses, le management participatif permet aussi d’identifier les clivages entre collègues et de construire, ensemble, pour être résiliant face aux périodes de crise et de rester compétitif en s’adaptant à la concurrence.

Maintenir la motivation des équipes

L’enjeu majeur pour l’entreprise en mode télétravail est de réussir à garder les collaborateurs motivés et impliqués. Pour cela, il est important de prendre en compte le développement des compétences (par de la formation notamment) et les perspectives d’évolution de carrière. Mais aussi d’être vigilant au sentiment d’appartenance à la société, même à distance.

Dans le cadre de la qualité de vie au travail (QVT), les activités de team building se sont développées. Par des activités communes et collaboratives, elles favorisent le bien-être au travail, mais aussi de générer plus de dynamisme, de cohésion et de performance entre collègues.

En partant du constat que que chaque salarié est unique, le manque de lien avec les autres collaborateurs peut être déstabilisant pour certains et la motivation peut en pâtir. Alors n’oubliez pas de leur montrer que vous êtes disponible pour répondre aux éventuelles questions et en soutient s’ils ont besoin d’aide.

Organiser une réunion en visioconférence

Encore plus à distance que dans vos locaux, votre réunion doit être bien préparé pour conserver l’attention de vos participants. Au préalable et pour ne pas nuire à une bonne communication, pensez à vérifier la qualité du matériel (bande passante du réseau et la qualité de la vidéo et de l’audio). Ensuite, privilégiez un environnement neutre et lumineux.

Tout d’abord suivez précisément l’ordre du jour de la réunion et respectez l’heure. Ce déroulé vous permettra de conserver votre objectif principal. Concernant la durée, les bonnes pratiques recommandent de répartir plusieurs réunions courtes de 40 minutes, plutôt qu’une de 2 heures.

Afin de respecter le timing, vous pouvez nommer un animateur de réunion. L’objectif est que l’ensemble des participants puisse s’exprimer, et de s’assurer qu’une personne ne monopolise pas la parole au détriments des autres. Afin d’éviter toutes distractions, pensez également à couper le micro de chaque collaborateur qui ne parle pas.

Pour conclure la réunion, résumez à l’oral les points abordés, les décisions prises et les missions principales. A la fin, pensez à réserver un temps de questions / réponses de 5 à 10 minutes.

Le retour au bureau

Enfin, après une longue période en télétravail, il faut prévoir le retour au bureau, en présentiel. Pour une meilleure gestion de cette période de transition, il est important de prendre en compte, dans la mesure du possible, les besoins des membres de l’équipe. A cet effet, il peut être parfois nécessaire de repenser certaines tâches, d’attribuer de nouveaux projets, tout en favorisant une organisation plus souple.

Pour conclure, vous pouvez retenir que la productivité des entreprises est en lien direct avec la motivation et l’engagement des salariés, même à distance. Tout comme un management et des outils adaptés au télétravail ouvrent des perspectives professionnelles et de performance incroyables.